Privaycverklaring | Beije Mediation & Advies
Beije Mediation & Advies vindt jouw privacy erg belangrijk. Daarom verwerk ik jouw persoonsgegevens geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hoe ik dit doe en welke rechten je hebt, kun je lezen in deze privacyverklaring.
Over mij
Beije Mediation & Advies
Waterwilg 12
4761 WN Zevenbergen
nbeije@beijemediation.nl
+31 6 12011546
KVK 89436911
Dit is de privacyverklaring van Beije Mediation & Advies (hierna: “Beije Mediation & Advies” of “ik”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website bezoeken van Beije Mediation & Advies of contact met mij hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe ik omga met uw persoonsgegevens. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en ik doe mijn best om uw privacy te waarborgen. Ik volg hierbij de regels die voortvloeien uit de AVG. Dit betekent onder meer dat ik zorgvuldig omga met uw persoonlijke gegevens en ervoor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens.
Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop ik omga met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u met mij contact opnemen via telefoon: +31612011546 of e-mail: nbeije@beijemediation.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij mij indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Mediationdossier
Als u een opdracht aan mij verstrekt, verwerk ik persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan mij verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering en betalingen
Als u een opdracht aan mij verstrekt, verwerk ik ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die ik verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Als u contact met mij opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerk ik de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan mij verstrekt zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel de reden waarom u contact met mij zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Wanneer en waarom verwerk ik persoonsgegevens?
Mediationdossier
Ik gebruik de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraag ik u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van mijn dienstverlening, omdat ik de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Ik zal dan geen gegevens meer van u verwerken. Vanaf het moment van intrekking van de toestemming kan ik dan geen diensten meer voor u verrichten, en zal ik het mediationdossier sluiten.
Facturering en betalingen
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruik ik om werkzaamheden te factureren en vervolgens betalingen te kunnen innen. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met mij sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan mij verstrekt gebruik ik om contact met u op te nemen, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden of op uw verzoek een offerte aan te bieden. Ik verwerk deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van mijn werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Nieuwsbrief
Ik gebruik uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over bijvoorbeeld mijn dienstverlening. Als u een opdracht aan mij heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en stuur ik u nieuwsbrieven op grond van mijn gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van mijn diensten maar op andere wijze met mij in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zal ik u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.
Hoe lang bewaar ik uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Ik bewaar het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in principe twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaar ik een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld als de verjaringstermijn wordt geblokkeerd of indien ik van mening ben dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Ik bewaar mijn administratie, waaronder de facturen en andere (digitale) documenten waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Ik bewaar overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij mij indient om deze te verwijderen.
Met wie deel ik uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT-provider. Daarnaast maak ik bij echtscheidingen gebruik van een programma voor het maken van berekeningen.
Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan mij heeft verstrekt, verwerkt in een digitaal boekhoudprogramma die ik gebruik voor het opstellen en verwerken van facturen.
Met deze partijen heb ik een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van mij mag verwachten.
Als u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen mij indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan het MfN-register en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Ik deel uw gegevens niet met derden, tenzij ik op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht word bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Beije Mediation & Advies heeft technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden door bijvoorbeeld wachtwoordinstellingen, maken van back-ups en gebruik van Norton 360 voor extra beveiliging van alle apparaten waarmee ik werk.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op het verbeteren van uw persoonsgegevens als deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt gebruik maken van uw rechten door contact met mij op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de organisatie of er zijn nieuwe ontwikkelingen in wet- en regelgeving. In dat geval kan ik deze privacyverklaring tussentijds aanpassen. De nieuwste versie van deze privacyverklaring zal altijd online gepubliceerd staan. Als de wijzigingen specifiek op u van toepassing zijn, zal ik u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen. Maakt u na de wijzigingen nog steeds gebruik van de diensten van Beije Mediation & Advies, dan gaat u akkoord met deze wijzigingen.
